Beheer van persoonsgegevens

Beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens

1. Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?

Het notariskantoor n² verwerkt persoonsgegevens in het kader van zijn activiteiten.

n² notaires, gevestigd te 1490 Court-Saint-Etienne, Boucle Joseph Dewez 1, met ondernemingsnummer BE1008.595.904 RPM Waals-Brabant, treedt op als verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens binnen het notariskantoor (hierna "het kantoor" genoemd). De verwerkingsverantwoordelijke is de natuurlijke of rechtspersoon die het doel en de middelen van de verwerking van persoonsgegevens bepaalt.

Het kantoor hecht veel belang aan de bescherming van de privacy. Het kantoor verbindt zich ertoe uw persoonsgegevens met bijzondere zorg en in alle transparantie te beschermen en te verwerken, met strikte naleving van de wetgeving inzake de bescherming van de privacy, met name de Algemene Verordening Gegevensbescherming (EU) 2016/679 (hierna „AVG“ genoemd).

Overeenkomstig de AVG en de Gedragscode heeft het kantoor een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, namelijk Privanot ASBL. De functionaris voor gegevensbescherming is bereikbaar via het volgende e-mailadres: info@privanot.be, of per brief op het volgende adres: Privanot vzw, Bergstraat 30, 1000 Brussel.

Via dit beleid inzake de bescherming van persoonsgegevens willen wij u meer uitleg geven over de manier waarop wij de persoonsgegevens die wij bewaren, verwerken. In dit beleid vindt u antwoorden op de volgende vragen:

• Wie is de verwerkingsverantwoordelijke en wie is de functionaris voor gegevensbescherming?
• Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?
• Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?
• Welke persoonsgegevens worden door het kantoor verwerkt?
• Wat zijn de informatiebronnen?
• Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt?
• Wie zijn onze verwerkers?
• Zullen uw persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?
• Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?
• Hoe worden de veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gewaarborgd?
• Mogen gesprekken met het notariskantoor worden opgenomen?
• Wat zijn uw rechten?

Opgemerkt zij dat de informatie betreffende de verwerking van persoonsgegevens van interne medewerkers in het kader van human resources is opgenomen in het arbeidsreglement van het notariskantoor. De informatie betreffende de verwerking van persoonsgegevens van externe medewerkers in het kader van human resources is opgenomen in de dienstverleningsovereenkomsten of de algemene beleidsdocumenten van het notariskantoor.

2. Waarom worden uw persoonsgegevens verwerkt?

Doeleinden – Het notariskantoor verzamelt en verwerkt persoonsgegevens met als hoofddoel het waarborgen van de rechtszekerheid van de transacties waarvan de notaris de authenticiteit garandeert, alsook voor het beheer van de aan de notaris toevertrouwde dossiers.

• Bovendien zijn de verwerkingen noodzakelijk om andere belangrijke taken en doelstellingen te verwezenlijken, namelijk het beheer van de dossiers van het notariskantoor, met inbegrip van de verwerkingen die plaatsvinden vóór en na de opstelling van een authentieke akte, zoals de nodige onderzoeken en controles, evenals elke andere verwerking die vereist is om de taken van de notaris als openbaar ambtenaar en de door de burgers toevertrouwde opdrachten te vervullen;
• het administratieve beheer en de opvolging van de dossiers van burgers, met inbegrip van facturering en boekhouding;
• het uitvoeren van de nodige verificaties en controles in het kader van de wetgeving inzake de bestrijding van het witwassen van geld;
• de veiligheid van gebouwen, goederen, personeel en bezoekers waarborgen door middel van camerabewaking;
• de navigatie op de website optimaliseren door het gebruik van cookies;
• de gebruiksvriendelijkheid en de dienstverlening verbeteren door gebruik te maken van feedback van burgers en statistische analyse van de verrichtingen en diensten van het notariskantoor met behulp van software;
• de kwaliteit van de werkzaamheden van het notariskantoor verbeteren in het kader van de opstelling van akten en documenten die nodig zijn voor de uitoefening van de taken van notarissen als openbare ambtenaren, door middel van het gebruik van kunstmatige-intelligentiesystemen met een laag risico.

3. Wat is de rechtsgrondslag voor de verwerking van uw persoonsgegevens?

Rechtmatigheid – De verwerking van persoonsgegevens door de notaris wordt als rechtmatig beschouwd, aangezien deze in de meeste gevallen noodzakelijk zijn voor de naleving van een wettelijke verplichting waaraan de notaris is onderworpen, of noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een taak van algemeen belang waarmee de notaris die binnen het kantoor met de zaak is belast, is belast.

De verwerking van persoonsgegevens door het kantoor vindt onder meer plaats op basis van, maar niet beperkt tot, de volgende wetgeving:

• Wet van 25 Ventôse jaar XI houdende organisatie van het notariaat;
• Wet van 18 september 2017 betreffende de preventie van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contant geld.

Bovendien kan de rechtmatigheid van de verwerking ook worden gebaseerd op het gerechtvaardigd belang van de verwerkingsverantwoordelijke, zoals in het geval van het verbeteren van de klanttevredenheid of het beveiligen van het kantoor door middel van een bewakingscamera.

Ten slotte kan de rechtmatigheid van de verwerking worden gebaseerd op de toestemming van de betrokkene, bijvoorbeeld wanneer er niet-functionele cookies worden gebruikt op de website van het kantoor.

4. Welke persoonsgegevens worden door het kantoor verwerkt?

Afhankelijk van de diensten waarvan u gebruikmaakt, kan het kantoor de volgende persoonsgegevens verwerken:

• identificatiegegevens (naam, voornaam, burgerlijke staat, nationaal registratienummer, geboorteplaats en -datum, enz. );
• contactgegevens (postadres, e-mailadres, telefoonnummer, enz.);
• economische en financiële gegevens (bankrekeningnummer, enz.);
• gegevens met betrekking tot de rechtsbevoegdheid;
• gegevens met betrekking tot de beroepsactiviteit;
• gegevens met betrekking tot handelingen die binnen het kantoor zijn verricht;
• gegevens die voortvloeien uit de AML-onderzoekverplichting, zoals nationale en internationale sanctielijsten, de PEP-status, negatieve informatie uit openbare bronnen betreffende strafbare feiten die ten grondslag liggen aan het witwassen van geld, landen met een hoog AML-risico of die als belastingparadijzen worden beschouwd, gerechtelijke gegevens);
• gegevens over de gezins-, sociale, fiscale of andere samenstelling die de notaris uit officiële bronnen en bij overheidsinstanties over u moet verzamelen;
• beelden van videobewaking;
• gegevens over de kwaliteit/tevredenheid van de geleverde diensten.

5. Wat zijn de informatiebronnen?

Als openbaar ambtenaar moet de notaris, ter uitvoering van zijn werkzaamheden, persoonsgegevens over u verzamelen en gebruiken.

De persoonsgegevens over u zijn afkomstig van:

• van uzelf of uw wettelijke vertegenwoordiger;
• uit authentieke gegevensbronnen die strikt worden geregeld door specifieke wetgeving, zoals het Rijksregister, de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid, het Centraal Erfgoedregister, het Centraal Register van Samenlevings- en Huwelijkscontracten, enz.;
• van officiële instanties die bevoegd zijn om gegevens aan notarissen te verstrekken in het kader van hun openbare taken;
• de AML-screeningstool van de Nationale Kamer van Notarissen;
• beeldmateriaal dat is opgenomen door een of meer bewakingscamera’s.

6. Aan wie kunnen uw persoonsgegevens worden verstrekt?

De door het notariskantoor verwerkte persoonsgegevens kunnen, afhankelijk van de context van de verwerking, worden doorgegeven aan derden („ontvangers“), en met name:

• aan wettelijk bevoegde partners, zoals overheidsdiensten en notariële instellingen, voor het bewaren van akteafschriften en de bijbehorende metagegevens in het kader van de elektronische registratie en voor de opname van uw gegevens in de centrale registers van het notariaat (bijv. het Centraal Register van huwelijkscontracten, het Centraal Register van volmachten, het Centraal Register van verklaringen betreffende de aanstelling van een beheerder of een vertrouwenspersoon, enz.);
• aan de Koninklijke Federatie van het Belgisch Notariaat vzw, wat betreft gegevens over onroerende goederen, met het oog op opname in een notariële databank die tot doel heeft statistieken op te stellen en notarissen in staat te stellen de waarde van onroerende goederen te schatten in het kader van de uitoefening van hun taken;
• aan de provinciale notariatkamer die bevoegd is voor uw dossier en/of de nationale notariatkamer (bijvoorbeeld in het kader van hun taken op het gebied van boekhoudkundige controle of in het kader van de preventie en bestrijding van het witwassen van geld);
• aan de Cel voor de Verwerking van Financiële Informatie (CTIF), bijvoorbeeld in het kader van de preventie en bestrijding van witwaspraktijken;
• aan de gerechtelijke autoriteiten, bijvoorbeeld in het kader van de preventie en bestrijding van het witwassen van geld;
• aan de autoriteiten die betrokken zijn bij nationale en internationale samenwerking in het kader van de preventie en bestrijding van het witwassen van geld;
• aan andere notarissen die bij uw dossier betrokken zijn (bijvoorbeeld in het kader van een akte van verkoop van onroerend goed);
• aan het Rijksarchief voor de bewaring van dossiers, notariële akten en testamenten;
• aan de banken die bij uw dossier betrokken zijn;
• aande accountant/belastingadviseur die de boekhouding van het kantoor verzorgt;
• aan onderaannemers voor het beheer en de continuïteit van het kantoor, zoals leveranciers van software voor het opstellen van akten.

7. Wie zijn onze onderaannemers?

Een onderaannemer is een natuurlijke of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een agentschap of een andere organisatie die persoonsgegevens verwerkt namens het kantoor.

Het kantoor maakt met name gebruik van de volgende categorieën verwerkers:

• hardwareleveranciers;
• softwareleveranciers, bijvoorbeeld voor dossierbeheer en boekhouding;
• leverancier van de server/back-up;
• leverancier van diensten voor de vernietiging van papieren documenten;
• leverancier van bewakingscamera's;
• externe consultant of medewerker;
• enz.

8. Worden uw persoonsgegevens doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER)?

In principe worden uw persoonsgegevens niet doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (hierna "EER" genoemd).

Mocht het echter voorkomen dat uw persoonsgegevens toch worden doorgegeven aan landen buiten de EER en de Europese Commissie heeft vastgesteld dat het land waarnaar de gegevens worden doorgegeven geen passend beschermingsniveau biedt, zal het onderzoeksbureau ernaar streven uw persoonsgegevens te beschermen door aanvullende waarborgen te bieden (bijvoorbeeld door het aangaan van door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen, door het vaststellen van bindende bedrijfsregels, enz.).

9. Hoe lang worden uw persoonsgegevens bewaard?

Op grond van het beginsel van beperking van de bewaartermijn van persoonsgegevens mogen de bovengenoemde gegevens slechts worden bewaard gedurende de tijd die nodig is voor het bereiken van het nagestreefde doel, en dit in overeenstemming met de specifiek toepasselijke wetgeving en de verjaringstermijnen voor handels- en persoonlijke vorderingen. De onderstaande bewaartermijnen komen overeen met de bewaartermijnen die zijn vermeld in het register van verwerkingsactiviteiten van het kantoor.

De bewaartermijnen variëren naargelang de aard van de documenten, namelijk:

• de klantendossiers van burgers worden bewaard zolang de burger niet heeft gekozen om van notaris te veranderen, en worden maximaal gedurende de gehele levensduur van de burger bewaard om adviesdiensten te kunnen verlenen (overeenkomstig artikel 9 van de wet Ventôse An XI betreffende de organisatie van het notariaat);
• de dossiers worden gedurende 30 jaar na hun afsluiting bewaard voor bewijsdoeleinden (overeenkomstig artikel 3.27 van het nieuwe Burgerlijk Wetboek);
• de notariële akten worden 50 of 75 jaar na de ondertekening van de akte bewaard en worden vervolgens overgedragen aan het staatsarchief (overeenkomstig artikel 62 van de wet van Ventôse jaar XI houdende de organisatie van het notariaat);
• de boeken (rekeningen) worden gedurende 10 jaar na afsluiting van het boekjaar bewaard (overeenkomstig artikel 33 van de wet Ventôse An XI betreffende de organisatie van het notariaat);
• de rekeningafschriften worden gedurende 10 jaar na afsluiting van het boekjaar bewaard (overeenkomstig artikel 33 van de wet Ventôse An XI betreffende de organisatie van het notariaat);
• de persoonsgegevens waarop de wet inzake het witwassen van geld betrekking heeft, worden na een bewaartermijn van 10 jaar verwijderd (overeenkomstig de artikelen 60 en 62, lid 1, van de wet van 18 september 2017 betreffende de preventie van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en de beperking van het gebruik van contant geld);
• de camerabeelden worden maximaal één maand bewaard (overeenkomstig artikel 6 van de gewijzigde wet van 21 maart 2007 betreffende de installatie en het gebruik van bewakingscamera’s);
• de persoonsgegevens die worden verwerkt voor het beheer van de website worden bewaard zolang als nodig is om de doelstellingen te bereiken;
• de persoonsgegevens die worden verwerkt in het kader van kunstmatige intelligentie (AI) zullen niet langer door deze technologieën worden verwerkt zodra uw dossier door het kantoor is afgesloten.

10. Hoe worden de veiligheid en de vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens gewaarborgd?

Het kantoor neemt de passende technische en organisatorische maatregelen om een beveiligingsniveau te waarborgen dat is afgestemd op het risico. Bovendien zorgt het kantoor ervoor dat de beveiligingsmaatregelen voor de verwerking van persoonsgegevens worden toegepast zoals uiteengezet in de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021.

Er worden beveiligingsmaatregelen genomen om verlies, vernietiging, wijziging, ongeoorloofde openbaarmaking van doorgegeven, opgeslagen of anderszins verwerkte persoonsgegevens, of ongeoorloofde toegang tot dergelijke gegevens te voorkomen;

Het notariskantoor ziet er met name op toe dat:

• de toegang tot de ruimten waarin gegevensdragers zich bevinden, voorbehouden is aan bevoegde personen;
• de serveromgeving naar behoren beveiligd is;
• de persoonsgegevens op een veilige manier worden bewaard en vernietigd;
• medewerkers en onderaannemers veilige toegang krijgen tot de gegevens die nodig zijn om het beoogde doel te bereiken;
• er een procedure is ingesteld voor het melden van elke inbreuk op persoonsgegevens die van toepassing is op alle leden van het notariskantoor;
• er wordt een procedure voor het beheer van de rechten van de betrokkenen ingesteld die van toepassing is op alle leden van de praktijk;
• er een beleid inzake informatiebeveiliging is ingevoerd dat toegankelijk is voor alle leden van het onderzoek;
• er is een beleid voor bewustmaking over de AVG voor de leden van het onderzoek;
• er worden technische beveiligingsmaatregelen toegepast, zoals firewalls, antivirussoftware en regelmatige beveiligingsupdates.

Deze maatregelen worden regelmatig gecontroleerd en herzien door de bovengenoemde functionaris voor gegevensbescherming (DPO) naar aanleiding van een controle.

Het notariskantoor heeft, overeenkomstig artikel 28 van de AVG en artikel 2 van de Gedragscode van de Nationale Kamer van Notarissen van 28 januari 2021, een verwerkersovereenkomst gesloten met de verschillende verwerkers waarop het een beroep doet.

11. Mogen gesprekken met het notariskantoor worden opgenomen?

De vertrouwensrelatie tussen de notaris en de burger vereist dat gesprekken met het notariskantoor niet worden opgenomen, in welke vorm dan ook, noch audio noch video. Dit vloeit met name voort uit het beroepsgeheim, de geheimhoudingsplicht en de vertrouwelijkheid waaraan de notaris gebonden is, evenals uit de AVG, die ook van toepassing is op opnames die door de burger zelf worden gemaakt. Ook de rechten en vrijheden van derden worden hierdoor gewaarborgd.

Dit verbod doet geen afbreuk aan opnames die noodzakelijk zijn voor de afhandeling van het dossier zelf, waarover alle betrokken partijen vooraf en op transparante wijze worden geïnformeerd.

12. Wat zijn uw rechten?

Op grond van de wet op de gegevensbescherming beschikt u, als betrokkene bij de verwerking van uw persoonsgegevens door het notariskantoor, over verschillende rechten.

Zo hebt u, afhankelijk van de omstandigheden en onder voorbehoud van de naleving van de wettelijke verplichtingen en de uitvoering van de taken van algemeen belang door de verwerkingsverantwoordelijke, de volgende rechten:

• Recht op informatie : u hebt onder meer het recht om te weten welke persoonsgegevens het kantoor over u verwerkt, voor welke doeleinden deze verwerking plaatsvindt, hoe lang deze gegevens worden bewaard, enz.;
• Recht op inzage : u hebt het recht om de persoonsgegevens die het kantoor over u bewaart en verwerkt, in te zien en te verkrijgen;
• Recht op rectificatie : u hebt het recht om onjuiste of onvolledige persoonsgegevens over uzelf te laten corrigeren;
• Recht op verwijdering : u hebt het recht om te verzoeken om verwijdering van uw persoonsgegevens die door het kantoor worden verwerkt;
• Recht op beperking van de verwerking : u hebt het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens te beperken, bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist;
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid : u hebt het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerd, gangbaar en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en deze aan een derde partij door te geven;
• Recht van bezwaar : u hebt het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door het notariskantoor.

U kunt uw rechten rechtstreeks bij het notariskantoor uitoefenen via e-mail (info@n2notaires.be) of per brief (1490 Court-Saint-Etienne, Boucle Joseph Dewez 1) of bij de functionaris voor gegevensbescherming via e-mail info@privanot.be.

Tot slot, indien u van mening bent dat uw rechten niet worden gerespecteerd overeenkomstig de AVG, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (Rue de la Presse 35, 1000 Brussel of via hun website https://www.autoriteprotectiondonnees.be/).

Cookies